راهکار شما برای تغییر نگرش مثبت مدیران و همکاران سازمان به روابط عمومی چیست؟

اشاره

راهكار شما براي تغيير نگرش مثبت مديران و همكاران سازمان به روابط عمومي چيست؟ اين پرسش توسط انجمن متخصصان روابط‌عمومي براي نظرخواهي از استادان، مديران، كارشناسان و دانشجويان روابط‌عمومي و ساير علاقمندان مطرح شد. تاكنون تعدادي از شاغلان روابط‌عمومي به اين پرسش پاسخ دادند كه در وب‌سايت و كانال تلگرامي انجمن و همچنين شارا منتشر شد.

بياييد تعدادي از پاسخ‎ ها كه ديدگاه‌‎هاي متفاوتي دارند را بررسي كنيم:

زمینه “مشارکت کارکنان” را در “تصمیم سازی و تصمیم گیری ها” بیشتر کنید
دکتر حسین امامی؛ رئیس انجمن متخصصان روابط عمومی ایران

قبل از هرچیزی بررسی کنید نگرش مدیران و همکاران به روابط عمومی تان چیست.

تصویری که می خواهید از روابط عمومی شما در اذهان نقش ببندد را از قبل طراحی و برنامه ریزی کنید.

به فکر “دغدغه های همکاران” باشید.

در پی “ایجاد روابط سودمند متقابل” با همکارانتان باشید.

همکاران بدانند در سازمان منافع آنها را در نظر دارید. روابط عمومی شخص خاصی نیستید. روابط عمومی سازمانتان هستید.

“همدلی سازمانی” را ترویج دهید. زمینه “مشارکت کارکنان” را در “تصمیم سازی و تصمیم گیری ها” بیشتر کنید.

نگذارید “اعتماد” همکارانتان به روابط عمومی کاهش یابد.

حضور برخی افراد تبعیدی و غیرمتخصص اوضاع را بدتر می کند.

انصافا کار سخت، پیچیده، تخصصی و پراسترسی است که هم وکیل مدافع سازمان باشی و هم مدعی العموم و از طرفی به فکر برطرف کردن دغدغه همکارانت هم باشی.

 

به تحليل وضع موجود روابط عمومي و تبيين نقاط ضعف و قوت شان نيازمنديم
سعيد معادي؛ نائب رئيس هيات مديره انجمن متخصصان روابط عمومي

همانگونه كه شكل گيري نگرش نسبت به يك موضوع و يك پديده در يك فرد و جامعه مشمول زمان و تاثير مولفه هاي مستقيم و ‌ غير مستقيم در فرد ، جامعه و گروه مي شود، تغيير آن نيز مستلزم بهره گيري و نقش آفريني عناصر متفاوت در يك بازه زماني است.

تغيير نگرش مديران و كاركنان نسبت به روابط عمومي مستلزم تحليل واقع بيينانه و عالمانه و آگاهانه از سوي متخصصان و صاحب نظران روابط عمومي نسبت به وضع موجود روابط عمومي و ‌ تبيين و تشريح نقاط ضعف و قوت آن از يك سو و انطباق و ارتباط اين وضعيت با نوع نگرش مديران و كاركنان و در نهايت اتخاذ يك راهكار اجرايي هدفمند براي تغيير و بهبود و اصلاح مي باشد.

قدر مسلم رويكرد و كار كرد روابط عمومي اگر مبتني بر علم، آگاهي، دانايي و توانايي در سايه حمايت منطقي مديران ارشد فهيم باشد و اثر اين قابليت و ظرفيت در سطح سازمان براي مديران و كاركنان ملموس و براي مردم ‌ جامعه مشهود باشد زمينه ساز تغيير نگرش و باور پذيري بيشتر به صورت سيستماتيك مي شود

۱۲ راهكار براي ايجاد، حفظ و گسترش نگرش مثبت مديران و كاركنان به روابط عمومي
محمد امامي؛ رئيس انجمن متخصصان روابط عمومي استان يزد

۱) خدامحوري ، اخلاق مداري و مردم داري
۲) حفظ كرامت انساني همه كاركنان و مديران
۳) تلاش و مشاركت براي ايجاد يك سازمان يادگيرنده
۴) رعايت ادب و صداقت و درست كرداري و وفاي به عهد
۵) شناخت و آگاهي از نيازها و انتظارها و احساس كاركنان و مديران
۶) شناخت و آگاهي از نيازها و برنامه ها و اولويت ها و امكانات سازمان
۷) جلب مشاركت كاركنان در عرصه هاي تصميم سازي و مسايل مهم سازمان
۸) پرهيز از روش هاي تحكمي، تهديدآميز و سركوبگرانه و دروغ و فريبكاري و رياكاري
۹) تلاش براي تامين نيازها،انتظارها و خواسته هاي منطقي و قانوني كاركنان و مديران
۱۰) ترويج گفت و گو و نقادي و نقدپذيري براي دستيابي به تفاهم و گشودن باب همدلي
۱۱) ارتقاي بينش، دانش و مهارت هاي تخصصي روزآمد و اثربخش براي كارگزاران روابط عمومي
۱۲) ترويج فرهنگ عذرخواهي و عذرپذيري، به جاي ترويج رفتارهاي مچ گيرانه و كينه توزي و هتاكي

فعاليت هايي كه خروجي قابل مشاهده ندارد اطلاع رساني كنيد
محسن كريمي؛ مدير ارتباطات بانك خاورميانه

عموما همكاران ساير مديريت ها هيچ ذهنيتي از فعاليتهاي كارشناسان روابط‌عمومي ندارند و صرفا نمودهاي بيروني آن نظير پوستر،پيام و خبر را مشاهده و تصور مي كنند. مجموعه كارهاي روابط‌عمومي در همين خروجي ها خلاصه مي شود.

به طور مختصر كارهايي را كه همكاران روابط‌عمومي به صورت روزانه انجام مي دهند فهرست كنيد و به اطلاع مديران و همكاران ساير بخش ها برسانيد.

فعاليت هاي پژوهشي، رصد انواع رسانه ها،ايده پردازي، توليد محتوا و صدها فعاليت ديگر روابط‌عمومي معمولا خروجي مستقيم و قابل مشاهده براي بسياري از مديران و همكاران ندارد و لازم است براي آگاهي آنان يادآوري شود.

روابط‌عمومي براي ايجاد فضاي گفت‌وگو در داخل سازمان تلاش كند
دكتر امير لعلي؛ مدير امور بازاريابي و روابط‌عمومي بانك صادرات ايران

توجه روابط‌عمومي‌ها به ارتباطات درون‌سازماني بسيار حائز اهميت است. در كمتر روابط‌عمومي‌اي، ساختار ارتباطات درون‌سازماني وجود دارد.

همان‌طور كه ايجاد نگاه مثبت نسبت به سازمان در رسانه‌ها و فضاي عمومي، به عملكرد روابط‌عمومي نسبت داده مي‌شود و همكاران هم آن را درك مي‌كنند، لازم است روابط‌عمومي در درون سازمان هم چنين نقشي ايفا كند.
صداقت و كمك به ايجاد فضاي گفت‌وگو در سازمان، نقش درون‌سازماني روابط‌عمومي را مهم‌تر مي‌كند.

همكاران بايد حس كنند صداي‌شان در سازمان شنيده و مطالبات‌شان از سوي روابط‌عمومي پيگيري مي‌شود.

روابط‌عمومي وظيفه اميدآفريني و شادابي سازماني را برعهده دارد
دكتر احمد يحيايي ايله اي؛ مدرس دانشگاه و پژوهشگر روابط‌عمومي

شادابي سازماني يكي از اهداف استراتژيك روابط‌عمومي در هر سازماني است.

براي اين كار و توسعه شادابي سازماني يكي از وظايف روابط‌عمومي تغيير نگرش ها و پندارهاي منفي به مثبت است. يعني روابط‌عمومي وظيفه اميدآفريني و توليد انرژي مثبت را در سازمان عهده دار هستند.

در يك تحقيق آسيب شناسي ارتباطات درون سازماني در يكي از شركتهاي ايراني كه توسط اينجانب انجام شد مشخص شده است كه شادابي و توسعه مثبت انديشي ريشه هاي ساختاري، زمينه اي و رفتاري دارد و لازم است تمامي براي تغييرات مثبت تمامي ابعاد كار در نظر گرفته شود.

لذا روابط‌عمومي در بهبود ساختار مثبت سازماني، شايسته سالاري، تقويت مهارتهاي ارتباطي مديران، تقويت مشاركت عمومي و اختصاصي كاركنان در فعاليتهاي سازمان، بهبود انتقادپذيري و امثالهم مي تواند نقش آفرين باشد و نگرش و ذهنيت مثبت مديران و كاركنان تقويت كند.

براي تغيير نگرش مديران به روابط‌عمومي، “اعتماد كاركنان” را جلب كنيد
مريم وحيدنيا؛ مدير روابط‌عمومي بانك پارسيان

جلب اعتماد كاركنان در همراهي متقابل با ايشان، رازداري وانتقال بهينه و امن خواسته ها و پيام هاي شان به مديران و پيگيري اين درخواستها،پذيرش انتقادها در جهت برطرف كردن يا توضيح و شرح در كنار اطلاع رساني به هنگام و موثر از نكات مهم است.

همكاران روابط‌عمومي بايد يقين بدانند كه براي اثرگذاري بيشتر بر افكار عمومي و ذينفعان به همراهي همكاران نيازمندند.

اهميت دادن مدير ارشد سازمان به روابط‌عمومي، نگرش منفي ديگران را تغيير مي دهد
دكتر محسن اشرف پور؛ مدرس دانشگاه و مدير سابق روابط‌عمومي هاي وزارت اقتصاد و بانك توسعه صادرات

الزامات قانوني دال بر اينكه روابط‌عمومي حتما بايد سخنگوي رسمي سازمان باشد توسط مراجع ذيربط تصويب و به سازمانها ابلاغ شود.

مهم شدن روابط‌عمومي در نگاه مدير ارشد سازمان و حمايت هاي او، موجب مي شود مدير اين واحد براي حفظ و تثبيت جايگاه خود به فكر تقويت اداره روابط‌عمومي به لحاظ كمي و كيفي بيفتد.

دستاورد اين ارتقاي كيفيت، افزايش اعتبار حرفه اي روابط‌عمومي آن سازمان نزد رسانه ها و همچنين مقبوليت عمومي بين مديران و همكاران درون سازمان خواهد بود.

در يك كلام، تغيير نگرش مثبت ذينفعان نسبت به روابط‌عمومي و اعتبار اين مجموعه – اگر بناست كه موقتي نباشد و با آمدن و رفتن يك مدير ارشد فرو نريزد – مستلزم تحقق سلسله يا زنجيره اي از اقدامات بهم پيوسته بالا است كه هر گام، به نوعي پيش نياز گام بعدي است.

“اخلاق مداري” و “دانش تخصصي” باعث مقبوليت روابط‌عمومي در سازمان مي شود
محمد احمدي آذر، مدير روابط‌عمومي و تبليغات بانك تجارت

روابط‌عمومي موفق دو خصلت اصلي دارد: اخلاق مداري و سمپاتي بالا
اگر اخلاق مدار باشي مقبوليت داري، براي سمپاتي دو آيتم نياز است تخصص و تجربه بر حوزه اصلي كاركردي سازمان.

اگر دانش كافي در زمينه تخصصي كاري خود نداشته باشد، درك درستي از وقايع داخل سازمان و محيط بيروني نخواهد داشت و نمي تواند فرصت ها و تهديد ها را به موقع رصد كند همچنين نمي تواند در نقش يك هاب اطلاعاتي بين حوزه هاي مختلف ارتباط ايجاد كند.

به عنوان مثال، روابط‌عمومي يك بانك بايد در حوزه هاي اعتباري، شناخت مشتري و بازار، طراحي و توسعه محصول، عمليات درون شعبه، حقوقي، تحليل هاي مالي، نيروي انساني، بخشنامه ها و… شناخت و تجربه كافي داشته باشد. اين گونه در سازمان مقبوليت داري در عين حال راهگشا هستي.

روابط عمومي ها در سازمان “نيازي” را برطرف و “مسئله اي” را حل كنند
رامين آرمات؛ دانشجوي دكتري ارتباطات و مشاور روابط عمومي

يكي از راهكارهاي كاربردي براي تغيير نگرش مثبت مديران و همكاران سازمان به روابط عمومي اين است كه روابط عمومي ها بايد ” نيازي ” در سازمان را بصورت كاربردي و معناداري مرتفع و مسئله اي را حل كنند.

به قول معروف، روابط عمومي باري را از دوش مديريت بردارند تا سازمان خود را رفته رفته نيازمند روابط عمومي خود بداند.

اين حس نياز واقعي به روابط عمومي، وابستگي سازماني را به اين حوزه افزايش داده و در اين صورت جايگاه روابط عمومي ارتقا يافته و به تدريج “موجبات تغيير نگرش سازماني” را نسبت به روابط عمومي فراهم مي كند .

توجه به ارتباطات انساني و اطلاع رساني درون سازماني باعث مقبوليت روابط عمومي مي شود
شيخ حسن كهزادي؛ كارشناس روابط عمومي دانشگاه پيام نور مركز تهران شمال

انتشار نشريه داخلي، جهت اطلاع رساني به كاركنان و مديران سازمان به صورت هفته نامه يا ماهنامه

تهيه خبرنامه براي رسانه ها، كه درآن به همه آنچه كه در سازمانشان در طول يك ماه يا دوماه رخ مي دهد.

تهيه خبرنامه الكترونيك؛ كه روابط عمومي ها اخبار روزنامه ها و خبرگزاري ها و خبرهاي درون سازمان را به طور روزانه تهيه و بريده جرايد را از طريق كانال هاي ارتباطي براي مديران و كاركنان ارسال كنند.

مشاركت در غم و شادي كاركنان؛ ارسال پيامك در مواقع مقتضي، نمونه از مشاركت روابط عمومي در غم و شادي كاركنان باشد را كه اين كار‌ها خود موجب ايجاد و يا تقويت حس همكاري كاركنان با روابط عمومي است.

راه اندازي روزنامه ديواري و مشاركت كاركنان در توليد اطلاعات هنري، كه خود باعث رشد فكري كاركنان در اين بخش مي شود.

كليد موفقيت روابط عمومي؛ ارتباط بين مديران و كاركنان با روابط عمومي است اين ارتباط بايد دوسويه باشد.

روابط عمومي بايد گوش شنواي خوبي براي مشكلات همكاران باشد
ليلا جديدي؛ مدرس دانشگاه و سردبير نشريه گروه مپنا

روابط عمومي ها بايد حلقه ارتباطي ميان كاركنان سازمان و مديران باشند
اگر كاركنان يك سازمان مطمئن باشند كه روابط عمومي حلال بحران هاي آنها و گوش شنواست؛ نگرش مثبتي به توانمندي روابط عمومي خواهند داشت.

پيشنهاد مي‌شود در «چارت سازماني» روابط عمومي دست راست مديريت ارشد قرار بگيرد كه به عنوان بازوي اجرايي اين مديريت ، در جريان استراتژي و سياستهاي سازمان قرار بگيرد.

اگر هر سازماني نيروي متخصص و متبهر در زمينه ارتباطات و روابط عمومي استخدام نمايد مديران ارشد سازمان در خروجي اين نيروها شاهد توانمندي كارشناسان خبره ميشوند و قطعا نگرشي مثبت به اين مديريت خواهند داشت.

فرايند كارهاي روابط عمومي در قالب “ساختار شكست كار” ترسيم شود
سميرا يافتيان؛ مدير روابط عمومي بنياد سعدي

از نظر بنده براي اينكه مديران و كاركنان سازمان به نقش و اهميت و سنگيني حجم كار كارمندان روابط عمومي بيشتر پي ببرند، لازم است به وسيله تصاوير يا جدول، «شكست كار » كوچكترين فعاليت نمايش داده شود.

برخي مديران حتي تهيه خبر و گزارش‌هاي مهم سازمان را تا اندازه زدن چند دكمه ساده مي بينند ولي اگر روند تهيه همين گزارش و دقت نظر و‌اهميت آن را برايشان به تصوير بكشيم و مثال تهيه گزارش بي دقت با گزارش با دقت را در رسانه ها نشان دهيم، كمي بهتر متوجه خواهند شد.

ضروري است به ديگر همكاران سازمان نشان داده شود كه حتي يك عكس جلسه بسيار ساده و وسايل روي ميز، چنان تبديل به خبر بد و منفي مي شوند كه كل يك نشست و فعاليت سازمان را زير سوال رسانه ها يا مهمانان خارج از سازمان مي‌برند كه ديگر توضيح و بيان واقعيت هيچ اثري ندارد.

بي توجهي به تخصص گرايي، باعث نگرش منفي به روابط عمومي ها مي شود
مژده ماهرخ مقدم؛ مدرس دانشگاه، دكتري علوم ارتباطات اجتماعي

نگاه درون سازماني نسبت به كاركرد روابط عمومي ها تغيير كرده است و تغيير آن نيازمند بكارگيري منابع انساني ماهر و متخصص است.

ديدگاهي وجود دارد مبني بر اينكه روابط عمومي سازمان ها، كاركرد درخور توجهي ندارند و تنها در توزيع و انتشار اخبار و اطلاعات و تبليغات سازمان فعاليت دارند.

نقش روابط عمومي فراتر از تشريفات است. و نبايد در يك رديف قرار گيرد.

مديران روابط عمومي ها بايد در آغاز ارتباط ميان فردي موثري با پرسنل خود داشته باشند تا بتوانند نگرش ارتباطي موثر را در سازمان نيز گسترش دهند.

با شايسته سالاري، نگرش منفي به روابط عمومي بوجود نمي آيد
مهدي قديري ؛ مدير روابط عمومي شهرداري انار و كارشناس ارشد مديريت

بعضي مديران (اصولا مديران بي تجربه) اصلاً متوجه نگرش منفي همكاران و يا حتي بي تفاوتي خود به واحد روابط عمومي نمي شوند.

1. مديران مي بايست آزادي عمل به مديران روابط عمومي در انجام امور قسمت خود بدهند

2. راهكار ديگر اهميت دادن به واحد روابط عمومي بدون مقايسه با مشاغل ديگر سازمان است.

3. افزايش دانش كاركنان نيز ميتواند از راهكارهاي مفيد باشد.

4. تقويت رضايت مندي كاركنان، تقسيم قدرت در بين كاركنان و … باعث ميشود كاركنان دائماً در حال پويايي باشند در چنين سازماني به هيچ وجه بي تفاوتي و نگرش منفي به ديگر واحد ها بوجود نمي آيد.

5. شايسته سالاري نيز يك راهكار مناسبي است. زماني كه اين اتفاق مهم در سازمان ها رخ دهد خود به خود نگرش منفي همكاران به يكديگر در سازمان از بين خواهد رفت.

6. مشاركت كاركنان در تصميمات سازمان موجب رفع ديدگاه هاي منفي خواهد شد.

روابط عمومي بايد در پي افزايش هميت سازماني باشد
سيدمحمدحسين استاد؛ مدير روابط عمومي بانك ايران زمين

نقطه آغاز يك روابط عمومي كارآمد، اثرگذاري بر مديران و همكاران داخل سازمان است.

همراهي مديران ارشد يك سازمان، مي تواند مرزهاي اثرگذاري يك روابط عمومي را كه از داخل سازمان آغاز شده است، به سرعت به مخاطب بيروني منتقل كند.

روابط عمومي داخلي نقش بسزايي در ايجاد يك تصوير ذهني واحد، از برند در داخل و بيرون سازمان خواهد داشت.

يكي از آثار مهم عملكرد مطلوب روابط عمومي داخلي برروي كاركنان داخل سازمان، جلب و اقناع آنها در جهت افزايش كارآيي و عملكرد است.

آنچه مسلم است؛ جلب و تأمين رضايت ارباب رجوع ميسر نخواهد شد مگر با ايجاد تفاهم بيشتر بين مديريت و كاركنان در جهت افزايش هميت سازماني، كه از طريق روابط عمومي داخلي ميسر مي شود.

روابط عمومی نباید از برنامه ریزی فعالیتهای درون سازمانی غافل شود
محسن مومنی؛ رئیس اسبق روابط عمومی شرکت ملی پالایش و پخش فراورده های نفتی ایران

متاسفانه به دلیل عدم آگاهی قریب به اتفاق مدیران از روابط عمومی سطح انتظار آنان را در حد یک اداره تشریفات (بازدید های مدیریتی ) فرهنگی (مناسبت مدار ) و تولید اخبار (اخبارمدیریت ) تنزل داده است.

برای اعضاء هیات مدیره سازمانها نیز دوره و یا کارگاه تخصصی برگزار شود.

به دلیل فقدان” تفکر برنامه محور ” در اکثر سازمانهای روابط عمومی، توازن فعالیتهای اکثر روابط عمومی ها نیز بر هم خورده است.

با برنامه ریزی مناسب و تدوین اهداف،استراتژی و برنامه های بلندمدت،باید به موازات برنامه های مختلف در حوزه های مختلف برون سازمانی به فعالیتهای درون سازمانی روابط عمومی نیز توجه کرد.

روابط عمومی باید درون و بیرون سازمان را همزمان اقناع کند
نادر اکبری وند؛ مدیر روابط عمومی بانک ملی ایران

فعالیت های روابط عمومی باید منسجم باشد.

همچنین در برخی سازمان ها متاسفانه نگاه تخصصی به روابط عمومی وجود ندارد و کارکنان ناکارآمد در این واحد به کار گرفته می شوند.

آنچه می تواندنگرش به روابط عمومی را مثبت کند، تعریف کردن فعالیت های مستمر، درست و دقیق در دو حوزه برون سازمان و درون سازمانی است.

اطلاع رسانی مستمر خدمات سازمان به کارکنان، پیش دستی در ارائه اطلاعات درست نسبت به رسانه ها بیرونی و دفاع از کارکنان در برابر هجمه های ناجوانمردانه بیرونی می تواند نگاه کارکنان را نسبت به روابط عمومی تغییر دهد.

اقناع کارکنان نسبت به آن چه در سطوح مختلف مدیریتی سازمان رخ می دهد در کنار تلاش برای اطلاع رسانی درباره آن چه به نفع آنها انجام شده است، می تواند روابط عمومی مطلوبی را برای سازمان بسازد.