روابط‌عمومی‌؛ پاشنه آشیل تعطیلات نوروز

مهدی باقریان رییس انجمن متخصصان روابط‌عمومی

اولین و مهمترین هدف روابط‌عمومی‌ در ایام نوروز باید اطمینان از انتقال اطلاعات درست به گردشگران و مسافران باشد. این اطلاعات شامل دسترسی گردشگران و مسافران به اطلاعات صحیح در خصوص جزییات مقصد، هتل‌ها، مکان‌های دیدنی، کمپ‌ها، مسیرهای ترافیکی، قوانین و مقررات و تمامی اطلاعات موردنیاز گردشگران است.

 به‌علاوه ارسال اطلاعات ضروری و مهم به رسانه‌ها در خصوص خدماتی که قرار است در طول سفر به گردشگران و مسافران ارایه گردد و همچنین پوشش و انعکاس مستمر و به‌هنگامِ اخبار خدماتِ انجامِ شده در ایام نوروز که در پایگاه‌های خبری، خبرگزاری‌ها، شبکه‌های اجتماعی و پیام‌رسان‌های موبایلی منتشر می‌شود از جمله‌ی این فعالیت‌هاست که بر اهمیتِ دوچندانِ تلاش‌های روابط‌عمومی‌ می‌افزاید.

▫️ ضرورت پاسخگویی و در دسترس بودن روابط‌عمومی‌ها

شروع تعطیلات نوروز، برای بسیاری از مشاغل و سازمان‌ها و شرکت‌ها ممکن است به معنای تعطیلی و استراحت باشد اما به این معنی نیست که باید تلاش‌های روابط‌عمومی‌ در این ایام متوقف و تعطیل شود؛ بر عکس، اتفاقا زمان مناسبی برای افزایش تلاش‌های روابط‌عمومی‌ است.

به همین دلیل، مدیران روابط‌عمومی سازمان‌ها و شرکت‌های خصوصی و دولتی به‌ویژه دستگاه‌های خدمات‌رسان در ایام تعطیلات نوروزی قاعدتا باید در دسترس باشند چراکه روابط‌عمومی‌ با تعطیلی بیگانه است و معنی روابط‌عمومی 24/7 هم همین است: یعنی ارايه خدمات به صورت هفت روزِ هفته در طول 24 ساعتِ شبانه‌روز. بنابراین روابط‌عمومی‌ها‌ در ایام تعطیلات به‌ویژه نوروز باید برای ارایه خدمات بهتر به مسافران و پاسخگویی به پرسش‌ها، شکایت‌ها، انتقادها و دریافت پیشنهادهای مردمی و رسانه‌ها آمادگی لازم را داشته باشند.

▫️ تعامل و هم‌افزایی روابط‌عمومی‌ها‌ و رسانه‌ها

یکی از شاخص‌های اصلی جذب و رضایت‌مندی گردشگران، همکاری و هم‌افزایی روابط‌عمومی‌ها‌ و رسانه‌ها در عرصه اطلاع‌رسانی است. رسانه‌ها به‌ویژه رسانه‌های محلی، همواره همکاری بسیار ارزنده‌ای در راستای معرفی جاذبه‌های گردشگری و ظرفیت‌های مناطق مختلف کشور دارند لذا به‌جاست از قابلیت‌های این رسانه‌ها در اطلاع‌رسانی و آگاهی‌بخشی به گردشگران و مسافران به هر نحوی که شایسته‌ است استفاده شود.

به‌علاوه با توجه به این‌که در ایام نوروز بسیاری از رسانه‌های چاپی منتشر نمی‌شوند و از حجم فعالیت‌های خبرگزاری‌های رسمی تا حدود زیادی کاسته می‌شود افراد بیشتری از رسانه‌های اجتماعی و پیام‌رسان‌ها در ایام تعطیلات استفاده می‌کنند و بر اساس شواهد و آمارهای موجود، مصرف اینترنت در طول تعطیلات،به‌ویژه در نوروز، بالاتر از حد متوسط است. اهمیت این افزایش را نمی‌توان دست کم گرفت و تلاش‌های روابط‌عمومی‌ در این زمان از سال باید بیشتر از هر زمان دیگری باشد.

▫️ تشکیل کمیته‌های اطلاع‌رسانی

روابط‌عمومی‌ها‌ با تشکیل کمیته‌های مختلف اطلاع‌رسانی و برنامه‌ریزی مناسب در زمانِ مناسب و با استفاده از تمامی ظرفیت‌های ارتباطی می‌توانند ضمن ارایه تصویر مناسبی از شهر، استان و سازمان خود، لحظه‌های دلپذیرتری برای مسافران و هموطنان عزیز خود رقم بزنند. اقدام‌های مختلف رسانه‌ای، استفاده از ظرفیت‌های اینترنتی و شبکه‌های اجتماعی و اپ‌های مختلف، فضاهای محیطی و تبلیغاتی و پوشش خبری، انتشار راهنماهای جامع سفر و معرفی جاذبه‌های گردشگری، آثار تاریخی، موزه‌ها و توصیه‌های ایمنی، انتظامی و بهداشتی و شماره‌تلفن‌های ضروری، تهیه و انتشار کتابچه‌های نوروزی و گزارش‌های تصویری، تدارک برنامه‌های متنوع محلی، … از جمله فعالیت‌ها و برنامه‌هایی است که روابط‌عمومی‌ها‌ می‌توانند برای پاسخگویی، راهنمایی و دسترسی مسافران به اطلاعات موردنیاز از جمله آشنایی با سنت‌ها و خرده‌فرهنگ‌های محلی و در نهایت جذب بیشتر گردشگر بهره بگیرند.

برنامه‌ریزی برای بررسی روش‌های کارامد اطلاع‌رسانی، بهره‌گیری موثر از بسترهای مناسب اطلاع‌رسانی، طراحی و نصب تابلوهای راهنما در طول مسیرها، تسهیل فعالیت‌های خبری خبرنگاران محلی، تولید برنامه‌های تلویزیونی و رادیویی به منظور معرفی برنامه‌ریزی‌های انجام شده برای گردشگران و استفاده بهینه از فرصت‌های دنیای مجازی و همکاری در تامین محیط مناسب برای سفرهای نوروزی و آراستگی مناسب شهر برای استقبال از عید نوروز از جمله وظایف روابط‌عمومی‌ها‌ در این ایام است.

باید توجه داشته باشیم برنامه‌ریزی و ایجاد وحدتِ رویه در اطلاع‌رسانی و همچنین مستندسازی فعالیت‌های انجام شده در قالب‌های مختلف از اهمیت زیادی برخوردار است. این امر علاوه بر این‌که میزان کمیت و کیفیت تلاش‌های صورت‌گرفته را نشان می‌دهد سبب ثبت و انتقال تجربه‌های به‌دست‌آمده به آیندگان نیز خواهد شد.

دیگر این‌که هنوز کرونا تمام نشده است و طبق گزارش‌های اعلام شده، کرونا در حال اوج‌گیری است. به همین دلیل روابط‌عمومی‌ها‌ می‌توانند با تولید محتوای مفید و موثر به جنگ و مقابله با کرونا بروند.

▫️ راه‌اندازی ایستگاه‌های اطلاع‌رسانی

ایجاد و راه‌اندازی ایستگاه‌های اطلاع‌رسانی برای آشنایی شهروندان و مسافران با جاذبه‌ها و اماکن دیدنیِ منطقه و شهر با استفاده از ابزارهای قدیمی و جدید از اهمیت زیادی برخوردار است. این ایستگاه‌ها می‌توانند در تهیه بسته‌های اطلاع‌رسانی و گردشگری از مراکز دیدنی، راهنمایی‌های خوبی برای غنی‌سازی اوقات فراغت مسافران فراهم کنند. البته نظارت کامل بر نحوه ارایه خدمات مطلوب به مسافران منجر به بالا رفتن سطح رضایت آن‌ها نیز می‌شود.

▫️ بهره‌مندی از فرصت‌های بی‌شمارِ فناوری

فناوری، فرصت‌های بی‌شماری را ایجاد کرده است که دستگاه‌های خدمات‌رسان می‌توانند از آن‌ها استفاده کنند. فناوری همچنین سبب ارایه سرعت در خدمات، اطلاعات، ارتباطات، شخصی‌سازی پیشنهادها، خودکارسازی برخی از فرآیندهای کاری و حذف برخی مشاغل و وظایف اضافی شده است.

برای نمونه، برای اطلاع‌رسانی به مسافران و گردشگران به‌جای استفاده از بروشورهای چاپی که اغلب قدیمی هستند می‌توان از وب‌سایت‌ها و رسانه‌های اجتماعی به‌ویژه اپ‌های اطلاع‌رسان استفاده کرد. دستگاه‌هایی که در این حوزه خدمت‌رسانی می کنند باید توجه داشته باشند از طریق این فناوری‌ها می‌توانند اطلاعات بیشتر، به‌روزتر و کامل‌تری در اختیار مسافران و گردشگران قرار دهند. حتی امروزه در کشورهای پیشرفته از دستیاران هوش مصنوعی برای انتشار و توزیع این اطلاعات استفاده می‌کنند.

خلاصه این‌که هدف اصلی روابط‌عمومی – البته به سهم خود -‌ باید فراهم کردن شرایط مناسب برای سفری بدون خطر و بدون تنش و ارایه یک تجربه‌ی سفرِ سالم و لذت‌بخش به مسافران و گردشگران باشد.