مستندسازی، یکی از راه های ارتقاء و تثبیت جایگاه روابط عمومی هاست

شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)– بارها درگردهمائي هاي مختلف ديده و شنيده ايم كه مديران روابط عمومي در سازمان هاي خود از جايگاه شايسته اي نسبت به ساير مديران آن سازمان برخوردار نيستند ولي غافل ازاين موضوع هستند كه خود بايستي در استحكام جايگاه روابط عمومي در سازمان كوشش و ممارست نمايند.

همانگونه كه مي دانيد فعل روابط عمومي كيفي ست و اثبات عملكرد خوب و موثر روابط عمومي ها از سوي مديران روابط عمومي بسيار دشوار است البته راهكارهاي بسياري براي حل اين مشكل وجود دارد كه در اينجا به يكي از موثرترين آنها اشاره مي كنم.

همانگونه كه ذكر شد عملياتي كه روابط عمومي ها در طول سال انجام مي دهند قالبا كيفي ست و قابل سنجش با اعداد و ارقام نمي باشد. بطور مثال در طول سال تبليغات بسياري بمنظور معرفي خدمات هر سازمان صورت ميگيرد ودر جلسات كنترل عملكرد، مديراني سربلند وبا اقتدار به ارائه عملكرد مي پردازند كه قبلا مستندات خوبي جمع آوری وآماده كرده باشد.

 اين مستندات مي تواند نمودارمقايسه اي ميزان افزايش درآمد، نمودارمقايسه اي تعداد مشتريان، نمودارمقايسه اي ميزان تراكنش هاي بانكي ويا بازديد مشتريان از كالاها وديگر آيتمها باشد. از سوي ديگر برنامه هاي عملياتي صورت گرفته در حوزه روابط عمومي نظير ميزان هزينه اي تبليغات، برگزاري نمايشگاه ها،همايشها، نظرسنجي ها وغيره نيز از ديگر مواردي مي باشد كه بايستي به آنها توجه كرد.

 تمامي اين موارد بايستي هر روز توسط كارشناس مربوطه رصد وبه صورت ماهانه به مديران روابط عمومي وهرسه ماه يكبار به مديران ارشد گزارش شود وتاكيد مي شود به همراه ارائه گزارش توضيحات تكميلي به صورت شفاهي نيز ارائه شود. لزوم جمع آوري وارائه گزارش عملكرد علاوه بر تثبيت جايگاه روابط عمومي به دوعلت مهم مي باشد:

1- جمع آوري بانك اطلاعاتي برنامه عملياتي گوناگون تبليغاتي باتوجه به استراتژي هاي مختلف سازمان درسالهاي گذشته بمنظور بهره برداري مديران روابط عمومي بعدي
2- كمك به تهيه وتدوين گزارش عملكرد سالانه روابط عمومي در سالهاي آتي مانند تهيه نمودارهاي مقايسه اي

محمود احمدی

مدیر روابط عمومی باشگاه پیام و بازرس انجمن