12 سال در حسرت “صفحه خوانندگان”

مهدی باقریان- عضو هیات مدیره انجمن- روابط عمومی داخلی، ارتباط بین سازمان و مخاطبان مختلف آن است. مخاطبان مورد نظر برای روابط عمومی داخلی، کل کارکنان سازمان از مدیر ارشد اجرایی گرفته تا کارگران شرکت و کارمندان سازمان را در بر می‌گیرد. ضروری است سازمان دارای روابط مثبت و مطلوب با افراد مرتبط باشد، زیرا کارکنانش در قلب سازمان قرار دارند.

برای توسعه این ارتباط، سازمان باید با کارکنانش صادق و روراست باشد و اطلاعاتی درباره رویه ها و سیاست ها، تغییرات در سازمان یا برنامه ها و رویدادهای آینده را به اطلاع آنان برساند و به این کارکنان اجازه دهد که متقابلاً نظرات خود را ابراز دارند.

همچنین بر سازمان است که کارکنانش را تشویق نماید احساس تعلق به سازمان داشته باشند و بسان روح یک گروه واحد عمل کنند تا به نتیجه برسند. سازمان برای رسیدن به این هدف باید از فنون و رسانه‌های مناسب و سایر وسایل مانند صفحات اینترنت و اینترانت، سخنرانی‌ها، رسانه های جدید، جلسات ویژه، انتشارات و شرکت در رویدادهای مختلف استفاده نماید.

ارتباطات داخلی دارای پیوند قوی با فرهنگ جمعی است؛ برای علایق سازمان و نیز کارکنانش طراحی می‌شود و به شکل ارتباطات رسمی و غیررسمی در می‌آید. به عنوان رابطی برای جریان اطلاعات بین مدیریت و اعضای سازمان، در هر رتبه و مقام، عمل می‌کند.

ارتباطات درون سازمانی که مبتنی بر نظریه ارتباطات است، از ابزارهایی چون خبرنامه‌ها برای انتشار اطلاعات مربوط به جدیدترین خبرهای سازمان، سیاست‌های مدیریت، موضوعات منابع انسانی و منافع، ابتکارات کاری، مدیریت بحران و در نهایت نظرات و پیشنهادات و انتقادات کارکنان در قالب “صفحه خوانندگان” استفاده می‌کند.

صفحه خوانندگان را مى‏ توان از بخش هاى جذاب هر خبرنامه ‏اى دانست. در این بخش خوانندگان و کارکنان با مدیران و مسئولان سازمان، با کارکنان دیگر و گاه انگار حتى با خودشان حرف مى ‏زنند. بنابراین صفحه خوانندگان چه از نظر ساختار و چه در محتوا متفاوت با بقیه بخش هاى خبرنامه است.

صفحه خوانندگان موضوع خودبه‏ خود با ارزش و بسیار مهمى است که انعکاس آن نه تنها مایه تقویت روحیه و تشویق کارکنان و ایجاد و تقویت فضای مفاهمه و همکاری و مشارکت می شود، بلکه اگر با دقت و حوصله بدان توجه شود سبب افزایش بهره وری نیز خواهد شد و می تواند زوایایى تازه از مسایل سازمانی را به روى مسئولان باز کند.

اما متاسفانه بندرت سازمان و شرکتی پیدا می شود که یک صفحه از خبرنامه خود را به خوانندگان اختصاص داده باشد در حالی که مدعی است این خبرنامه برای کارکنان و ارتباط با آنها منتشر می شود. در واقع خبرنامه تبدیل می شود به یک نشریه تبلیغاتی و پر است از مطالب و عکس های آقای مدیر؛ و شوربختانه نشریه ای که قرار بود یک ابزار ارتباطی باشد به ضد خود تبدیل و در دام الگوی تبلیغی جیمز گرانیگ زمین گیر می شود.

اگر قرار است به نتیجه ای برسیم باید از یک الگوی تعاملی تبعیت کنیم و زمینه ای فراهم شود تا مدیران و کارکنان سازمان بتوانند برای حل مشکلات و تحقق اهداف سازمانی با همدیگر گفتگو کنند. در واقع خبرنامه به ابزاری برای تعامل و توسعه و تقویت روابط و هم افزایی سازمانی تبدیل شود.

امروز زمان تک گویی و زورگویی بسر آمده است اما گویا در سیستم اداری ما که متاسفانه در عصر حجر سیر می کند حتی روابط عمومی ها اجازه ندارند چنین صفحه ای را در نشریه داشته باشند و تعداد محدودی که موفق به گشایش چنین صفحه ای شدند محتوایی که گویای فلسفه وجودی صفحه خوانندگان باشد به چشم نمی خورد.

نتیجه این که صفحه خوانندگان نمایانگر بخش مهمی از افکارعمومى سازمان است و محکم‏ترین نتیجه‏ اى که مى ‏توان گرفت این است: گشایش صفحه خوانندگان در نشریات داخلی، روشى بدیل براى ارتباط با کارکنان سازمان است.