الزامات، اهداف و کارکردهای شبکه‌ای شدن روابط عمومی ها

يکي از مباحث جديد حوزه روابط عمومي آنلاین و استفاده روابط عمومي ها از ظرفيت هاي فضاي مجازي و تکنولوژهاي نوين اطلاعاتي، موضوع شبکه اي شدن است. بدين بهانه مناسب ديديم گفتگويي با دکتر يونس شکر خواه استاد حوزه ارتباطات الکترونيک و روزنامه نگاري آنلاين و برنده جایزه بین المللی دکتر نطقی داشته و با ابعاد گوناگون، الزامات و اهداف وکارکردهاي  شبکه اي شدن روابط عمومي ها آشنا شويم.

جنابعالي چه تعريف و مفهومي از شبکه‌اي شدن داريد؟

کانون شبکه‌اي شدن تاکنون در عرصه فني بوده و تجهيزات توليد با کمک کامپيوتر در بخش‌هاي گوناگون توليدي به کار گرفته شده است. به عنوان مثال در صنعت چاپ، کامپيوتري شدن کامل شرکت‌ها با گردش کارهاي ديجيتال به يک واقعيت در عرصه پيش از چاپ تبديل شده است.

چاپخانه‌ها هم با کارکردهايي که توسط کامپيوتر کنترل مي‌شوند به توليد اشتغال دارند. اگرچه شبکه‌بندي در عين حال به عنوان يک مکمل اختياري هم مي‌تواند تحقق يابد، اما مشکل در اينجا عدم آگاهي نسبت به اصلاحات و گسترش‌هاي بعدي است.

آنچه در زمينه شبکه‌اي شدن از اهميت بسياري برخوردار است داشتن انديشه بين بخشي است.

براي آنکه فرآيندها تسهيل شود، شبکه‌سازي نه تنها بايد کل سيستم‌هاي توليدي، بلکه مديريت و اداره کل را نيز در بر بگيرد.

از ديگر سو، تمام کساني که در فرآيند توليد نقش دارند، براي اينکه محصولات بهتري توليد کنند بايد در مراحل مختلف همکاري کنند: همه بايد در همه زمان‌ها به اطلاعات دسترسي داشته باشند.

        ظرفيت هاي شبکه اي شدن را چه مي دانيد؟

شبکه‌سازي ظرفيت بالقوه فراواني براي بهينه‌سازي عمليات داخلي، فرآيندهاي تجاري و سازماني دارد. شبکه مي‌تواند کارمندان را از وظايف روزمره نجات دهد و انرژي آنان را در مسير دستاوردهاي مهم‌تر اجرايي آزاد سازد.

اين کار براي مشاغلي که معمولاً با حجم بالايي از سفارش‌ها مواجه هستند ضروري است، هر چه سفارشات بيشتر باشد، سود هم بيشتر خواهد بود. بنابراين قرار دادن خود در فرآيندهاي شبکه‌اي بسيار ضروري است و نياز به گام‌هاي سازماني و اقتصادي دارد. پردازش الکترونيک داده‌ها، دربرگيري تمامي فرآيندهاي فني، اداري و سازماني بخش حياتي اين موضوع است.

الزامات شبکه‌اي شدن را در عصر حاضر تبين کنيد؟

ميزان شبکه‌اي شدن و بهره‌وري از ثمرات آن در گرو سطح توسعه و خود سازمان است.

براي اينکه شرکتي بتواند فرآيندهايش را بهينه کند، بايد از برنامه‌ريزي دقيق و اهداف مشخص برخوردار باشد. هر شرکتي که مي‌خواهد شبکه‌اي شود، ابتدا بايد مطمئن شود که الزامات سازماني، فني و مالي مورد نياز را فراهم آورده است.

شرکت بايد پيش از تغيير فرآيندها، دقيقاً فکر کند. شرکت بايد از اين امر اطمينان حاصل کند که در هنگام ايجاد تغييرات، همه افراد درگير، اهداف شرکت را درک مي‌کنند. چنين اتفاقي به يک ديسيپلين قابل توجه نياز دارد. چرا که شبکه‌اي شدن پديده‌اي زمان‌بر است.

شبکه‌اي شدن مثل خريد يک بسته نيست، بلکه به زماني طولاني نياز دارد که بايد در آن گام به گام پيشروي کرد. در چنين فرآيندي، توليدکنندگان به عرضه آپشن‌هاي اتصال، سيستم‌ها و بسته‌هاي نرم‌افزاري با ضرايب متفاوتي از پيچيدگي مي‌پردازند.

شبکه‌سازي را بايد با شرايط شرکت انطباق داد و اين امر با ابعاد سازمان، سن ماشين‌آلات و کيفيت فرآيندها مرتبط است.

چه شرايط و بسترهايي را براي شبکه اي شدن ترسيم مي کنيد؟

شبکه‌اي شدن با شرايط زير موفق از آب در مي‌آيد:

ـ مديريت کاملاً به ايده شبکه‌اي شدن باور داشته باشد.

ـ تعريف سازمان، فرآيندهاي تصميم‌سازي و قابليت‌هاي سازمان به طرزي دقيق تعريف شده باشد. در غير اين صورت، حتي بهترين سيستم‌ها و پيچيده‌ترين نرم‌افزارها هم نمي‌توانند کمکي بکنند.

ـ ساختارهاي عملياتي دقيقاً مورد تحليل قرار گرفته شده باشد و روندها، بهينه شده باشند.

ـ تجهيزات توليد از محيط‌هاي ارتباطي (اينترفيس) استاندارد که قابليت همگرايي و به مشارکت‌گذاري اطلاعات را دارند، برخوردار شده باشند.

ـ کارکنان تمايل‌ها و قدرت حمايت از سيستم را داشته باشند.

لطفا کارکردهاي شبکه اي شدن را بيان کنيد؟

شبکه‌اي شدن همه جانبه، ابزارهاي IT را براي همه فرآيندها فراهم مي‌سازد و موجب ساده شدن آنها مي‌شود و همه بخش‌هاي سازمان را در يک سيستم ساختمند به يکديگر متصل مي‌سازد.

هدف شبکه‌اي شدن، کاستن از هزينه‌هاي برنامه‌ريزي شغلي و اجراي امور با حداقل‌هاست. بنابراين، داشتن يک سمت‌گيري فرآيندي منظم از ضرورت برخوردار است. افزون بر اين، بهبود جريان اطلاعات هم مهم است. کارکنان بايد از حق دسترسي مستمر به اطلاعات ضروري براي انجام وظايف خود از طريق ايستگاه‌هاي کاري برخوردار باشند.

اين امر بايد در همه زمان‌ها امکان‌پذير باشد که بتوان ديد يک کار کجاست و از چه وضعيتي برخوردار است. معني اين موضوع اين است که دسترسي به اطلاعات نبايد با موانع‌ سازماني و بخشي، سلسله مراتب، ترجيحات شخصي يا وابستگي‌ها محدود شود. معني ديگر اين موضوع در عين حال اين است که مديران بايد در مورد ارتباط با خود با اطلاعات تجديدنظر کنند و ترس بي‌پايه از دست دادن قدرت يا موقعيت را از طريق سهمي کردن ديگران در دانش به کنار بگذارند.

بهبود تبادل داده‌ها بين سيستم‌ها و ماشين‌ها هم از ضرورت‌ برخوردار است.

داده‌ها بايد از نظر معقول بودن و منطقي بودن بررسي شوند تا از اين طريق از بروز ارتباطات غيرمنطقي ممانعت به عمل آيد و اشتباه رخ ندهد.

شبکه‌اي شدن و شبکه‌سازي باعث مي‌شود تا همه ماشين‌ها در تبادل و تغيير اطلاعات درگير باشند و در چنين شرايطي است که مي‌توان فرآيندها را اتوماتيک کرد، زير نظر گرفت و به طرزي مؤثر و فعال آنها را کنترل کرد و همين اتفاق است که در نهايت به باروري فزاينده منجر مي‌شود.

شبکه‌سازي با طراحي دوباره فرآيندها و جريان‌هاي اطلاعاتي مرتبط به آنها باعث شفافيت بيشتر در تمام خطوط مي‌شود و به اين ترتيب همه فرآيندهاي توليد در معرض ديد قرار مي‌گيرد. هدف اين کار، ايجاد يک هماهنگي بهينه ميان طرح‌هاي توليدي و ظرفيت‌هاي عملياتي است.
شبکه‌اي شدن اين امکان را مي‌دهد تا داده‌هاي مرتبط با عمليات و کار را به طرزي پيوسته و جامع در اختيار داشته باشيم که همه در يک موقعيت و مکان مرکزي مي‌توانند در دسترس باشند. پارامترهايي نظير سطح اشتغال، سطح بهره‌وري بهينه، زمان‌هاي تغيير خطوط و واحدهاي بازدهي را مي‌توان روزانه، به طرزي دقيق، قابل انکار و ساده از داده‌هاي موجود به دست آورد. چنين امکاني باعث تصميم‌سازي سريع در عرصه‌هاي استراتژيک و اداري مي‌شود.

انباشت و دسترسي به اطلاعات در حالت متمرکز، به يکپارچي اطلاعات کمک مي‌کند و اطلاعات به گونه‌اي ذخيره مي‌شود که براي مقاصد خاص به کار مي‌ديد.

 براي رسيدن به موفقيت در شبکه اي شدن چه راهکارهايي پيش بيني مي کنيد؟

پيش شرط اجراي موفقيت‌آميز شبکه‌اي شدن وجود اين تمايل است که فکر کردن به شيوه‌هاي نوين را بپذيريم و يکي از آنها باور داشتن به موفقيت در استحاله‌سازي و تغيير روندهايي است که زمان‌بر و دشوار‌ساز هستند. اما در کدام بخش‌ها بايد توقع موفقيت را داشته باشيد؟

فرصت‌هاي کاستن از هزينه‌ها، کليد کاستن از هزينه‌ها، داشتن داده‌هاي متحد در ديتابيس‌هاي مشترک است. اين امر باعث ارتباط بين بخش‌هاي توليدي و اداري مي‌شود. در پروژه‌هاي شبکه‌اي بايد درباره فرآيندهاي سنتي بازانديشي کرد و ميزان مؤثر بودن اين فرآيندها را تست کرد، قدرت و ضعف‌هاي سازماني را تحليل کرد و فرصت‌هاي مرتبط با کاستن از هزينه‌ها را زير نور قرار داد.

* با تشکر از جنابعالي براي وقتي که براي اين مصاحبه در اختيار ما گذاشتيد.

منبع: کتاب سال روابط عمومی 93: انجمن متخصصان روابط عمومی ایران