توصیه های انجمن متخصصان روابط عمومی در خصوص اطلاع رسانی کرونا

 انجمن متخصصان روابط عمومی، توصيه هايي را در خصوص آگاهي بخشي و اطلاع رساني ويروس کرونا اعلام کرد.

مخاطبان اصلي اين اطلاعيه، روابط عمومي دستگاه هايي هستند که مستقيما درگير اين بحرانند. البته آگاهي از توصيه هاي زير براي تمامي فعالان روابط عمومي، رسانه ها و کاربران رسانه هاي اجتماعي خالي از فايده نيست.

1- آگاهي بخشي مردم براي پيشگيري بايد جايگزين ايجاد هراس و ترس از ابتلا به ويروس در پيام هاي رسانه اي شود.

2- گرچه روابط عمومي نقش سخنگويي و پاسخگويي را در سازمان دارد ولي در خصوص بحران هاي خاص مي توان يک سخنگو براي موضوع انتخاب کرد تا از طريق يک نفر اطلاع رساني و پاسخگويي به رسانه ها صورت پذيرد.

3- سازمانهاي درگير موضوع را شناسايي کنيد و اطلاعات تماس آنها را به روز داشته باشيد.

4- براي گفتگو با رسانه ها، جديدترين اطلاعات خود را از طريق منابع موثق و تصميم گير کسب کنيد و سپس با رسانه ها صحبت کنيد.

5- براي مواردي که نياز به هماهنگي هاي بين سازماني دارد قبل از گفتگو با رسانه ها، از آخرين اطلاعات، مطلع شده و سپس اقدام به اعلام رسانه اي موضوع کنيد.

6- ليستي از مديران و متخصصان در سطوح مختلف آماده کرده که با توجه به تخصص مربوطه، آنها را به رسانه ها ارتباط داده تا در خصوص چرايي و چگونگي حوزه مربوطه اظهارنظر کارشناسي کنند.

7- ليستي از رسانه هاي کليدي و خبرنگاران را تهيه کرده تا جديدترين و مهمترين اطلاعيه ها و خبرها از اين گروه از رسانه ها در بدو امر اطلاع رساني شود.

8- ارتباطات رسانه اي را گسترش دهيد. رسانه ها و کانال هاي ارتباطي تاثيرگذار را شناسايي نموده و از پتانسيل آنها در اطلاع رساني و آگاهي بخشي به عموم مردم بهره بگيريد.

9- گروهي را مسئول پايش رسانه اي و رصد خبرها و شايعات کنيد. خصوصا خبرهايي که در توييتر، تلگرام و وب سايت ها منتشر مي شود. در برابر شايعاتي که احتمال گسترش در جامعه را دارد سريعا واکنش نشان دهيد و يا حداقل خودتان از صحت و سقم شايعات کسب اطلاع نماييد. واکنش به شايعات متفاوت است در صورت نياز بايد به شايعات واکنش نشان داد.

10- سوالات مردم را از طرق مختلف همچون رسانه هاي اجتماعي، تلفن، جمع آوري اطلاعات از مراکز درماني، آموزشي و… که مرتبط با حوزه شماست گردآوري کرده و براي آنها پاسخ يکسان و هماهنگي داشته باشيد و آن را اطلاع رساني کنيد.

11- چنانچه روابط عمومي سازمان شما مستقيما درگير اطلاع رساني کرونا در بيرون از سازمان نيست ولي از آنجايي همه کارکنان مي توانند در معرض اين ويروس قرار گيرند لذا ضرورت دارد در هر سازماني کميته يا کارگروهي مرتبط با موضوع اطلاع رساني درون سازماني ايجاد شود. عضويت مديران مرتبط سازمان اعم از مديران منابع انساني، پشتيباني، حراست، بازرسي، بهداشت و درمان و پزشک معتمد سازمان و ساير افراد ذيربط براي توليد محتوا و آگاهي بخشي پيشنهاد مي شود.

12- در بخش ارتباطات درون سازماني، توصيه هاي آموزشي را از طريق منابع معتبر و موثق به همکاران از طريق ابزارها و کانالهاي ارتباطي سنتي و ديجتال اطلاع رساني نماييد.

13- سوال و جواب هاي رايج و تکراري را در بخشي از سايت تان که براي پيشگيري و مقابله با کرونا ايجاد کرده ايد منتشر کنيد.

14- ارزيابي اقدامات و مستندسازي تجربيات روابط عمومي را از بدو امر در دستور کار قرار دهيد تا با پايان بحران، اين دانش به عنوان يک راهکار عملي براي مديريت بحرانهاي احتمالي بعدي مورد استفاده قرار گيرد.

در پايان متذکر مي شود هرگونه خلل و عدم هماهنگي در اطلاع رساني موجب سلب اعتماد مردم از دستگاه هاي اجرايي و سازمانها مي شود که در اين ميان نقش روابط عمومي براي آگاهي بخشي و اعتمادسازي بسيار حايز اهميت است که مي تواند موجبات اطمينان خاطر و رضايت عموم مردم از عملکرد سازمانها شود.

دکتر حسين امامي
رئيس انجمن متخصصان روابط عمومي